Festschreibung von Buchungssätzen
Informationen zur Festschreibung von
Buchungssätzen (Teil der GoBD)
Um die zeitnahe Erstellung der Buchhaltung sicher
zu stellen, fordert die Finanzverwaltung in den
"Grundsätzen für ordnungsgemäße Buchführung und Datenzugriff (GoBD)", dass die Buchungssätze unterjährig
regelmäßig endgültig festgeschrieben werden müssen, so dass die festgeschriebenen
Buchungssätze nicht mehr geändert oder sortiert werden können. Die
Festschreibungen wurden mit den Änderungen der GoBD Ende 2014 vorgeschrieben und
sind seit 2016 Bestandteil von Betriebsprüfungen !
Auf Grund der weiteren Verschärfung der GoBD vom
November 2019 und zum Manipulationsschutz ist ab der Version 4.x eine Festschreibung nur noch möglich, wenn ein
Zeitabgleich über Internet erfolgt ist.
1. Regelmäßige, unterjährige Festschreibungen von
Buchungssätzen sind Pflicht !
2. Zur Überprüfung des Datums und der Uhrzeit einer Festschreibung wird ein
Zeitabgleich über Internet durchgeführt ( Internetzugang
notwendig ) !
3. Die Überprüfung und Kontrolle der Festschreibungen ist Bestandteil
von Betriebsprüfungen !
4. Falls Buchungssätze nicht unterjährig
festgeschrieben wurden,
kann eine Buchhaltung im Prüfungsfall komplett verworfen und
die Steuerlast geschätzt werden !
5. Ältere Programm-Versionen vor der Version
4.x erfüllen nicht mehr die
gesetzlichen Anforderungen ( kein Zeitabgleich über Internet) !
Je nach Anzahl der Buchungen pro Jahr empfiehlt
es sich, die Buchungssätze mindestens einmal zum Monatsende (z.B. bei der
Erstellung einer Umsatzsteuervoranmeldung) fest zu schreiben und das
Festschreibungsprotokoll jeweils auszudrucken. Allerdings kann in SOFTBUCH der
Anwender selbst entscheiden, wann und bis zu welcher Buchungssatznummer die
Buchungssätze endgültig fest geschrieben werden sollen.
Achtung:
Als Datum und Uhrzeit der Festschreibung wird die Systemdatum des PCs mit dem
Intenet abgeglichen und sicherheitshalber angezeigt. Um Buchungssätze fest zu
schreiben ist zwangsläufig ein Internetzugang notwendig !
In nachfolgendem Beispiel wurden zum Beispiel in der Vergangenheit schon alle
Buchungssätze bis zur Satznummer 60 fest geschrieben.
Zum aktuellen Zeitpunkt ( 04.02.2016 - 17:48:02 Uhr - laut Systemzeit des PCs)
wurden alle Buchungssätze bis einschließlich der Satznummer 95 zum Festschreiben
ausgewählt.
Die bislang schon verbuchten Buchungssätze von Nummer 96 bis einschließlich der
Nummer 151 bleiben momentan noch änderbar.
Bei der Angabe der fest zu schreibenden
Buchungssatznummer kann diese entweder manuell eingegeben oder vom zuvor
ausgewählten Buchungssatz übernommen werden.
Somit können Sie die Satznummer direkt als Zahl
angeben.
Wahlweise können Sie dadurch aber auch vor Aufruf der Festschreibung einen
bestimmten Buchungssatz in der Buchungsmaske auswählen (z.B. über die Tasten
Pfeil-Auf, Pfeil-Ab, Bild-nach-oben, Bild-nach-unten), der dann beim Aufruf der
Festschreibung als Vorschlag übernommen wird.
Im obigen Beispiel ist die ausgewählte
Buchungssatznummer 152, das bedeutet, dass in der Buchungsmaske beim Aufruf der
Festschreibung der nächste neu einzugebende Buchungssatz selektiert ist, da
bislang nur 151 Buchungssätze verbucht wurden.
Bei der Bestätigung mit „Endgültig festschreiben“
werden die Buchungssätze als festgeschrieben markiert und sind nicht mehr
änderbar und können auch nicht mehr umsortiert werden.
Zur besseren Kennzeichnung werden die festgeschriebenen Buchungssätze auch in
der Buchungsmaske als „Festgeschrieben“ angezeigt.
Festschreibungsprotokoll
Unter diesem Menüpunkt können die bislang
erfolgten Festschreibungen als Protokoll angezeigt, gedruckt oder als Textdatei
gespeichert werden. Zur Erstellung des Protokolls muss lediglich das aktuelle
Druckdatum eingetragen bzw. übernommen werden.
Es ist sicherlich empfehlenswert nach jeder
erfolgten Festschreibung auch ein Festschreibungsprotokoll als Nachweis
auszudrucken und mit Datum und Unterschrift zu versehen, um auch im Falle eines eventuellen Datenverlusts (z.B.
Computerabsturz, Festplattendefekt usw.) der Finanzverwaltung die Einhaltung der
Festschreibung nachweisen zu können.
