Inhalt / Übersicht

Newsletter

Datenschutz

Pflichtinformationen
DS-GVO

Impressum

Informationen zur E-Rechnung

Offizielle Informationsseiten der Finanzverwaltung zur E-Rechnung

Detaillierte und rechtsverbindliche Informationen zur E-Rechnung finden Sie auf den folgenden Seite der Finanzverwaltung

Allgemeine Informationen und Dokumente:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Umsatzsteuer/2024-10-15-einfuehrung-e-rechnung.html

Fragen und Antworten der Finanzverwaltung zum Thema E-Rechnungen:
https://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Service/FAQ_Glossar/FAQ/faq.html

Zusammenstellung der wichtigsten Informationen zur E-Rechnung

Auf Grund der Vielzahl der Anfragen zur Einführung der E-Rechnung im geschäftlichen Umfeld haben wir nachfolgend versucht die wichtigsten Informationen zusammen zu stellen.
Bitte beachten Sie vorab, dass wir für die Richtigkeit und Vollständigkeit der nachfolgenden Zusammenstellung leider keinerlei Gewähr leisten können.

Hierbei haben wir die Informationen in folgende Bereiche aufgeteilt.

1. Verschiende Arten von Rechnungen

2. Rechnungsstellung an Unternehmen - Zeitlicher Ablauf der Einführung (ab 01.01.2025) der E-Rechnung

3. Rechnungsstellung an Privatpersonen ab 01.01.2025

4. Ausnahmen von der E-Rechnungsstellung

5. Software zur E-Rechnung

A. Verschiende Arten von Rechnungen

Grundsätzlich sind zukünftig zwei verschiedene Hauptarten Arten von Rechnungen mit verschiedenen Unterarten zu unterscheiden.

1. E-Rechnungen, die immer elektronisch übermittelt werden

1.     XRechnung als nur elektronisch verarbeitbare XML-Datei mit einem strukturierten Datenformat

2.     ZUGFeRD-Rechnung als PDF/A3-Datei, die auch eine elektronisch verarbeitbare XML-Datei im strukturierten Datenformat als Anhang enthält

3.     sogenannte EDI-Rechnung (Großunternehmen), Factur-X (Frankreich) oder auch Peppol-BIS Billing, die hier nicht betrachtet werden

2. Sonstige Rechnungen

1.     Papierrechnung (ausgedruckt und postalisch versandt)

2.     z.B. herkömliche PDF-, Word, JPEG, TIFF-Datei, die per E-Mail oder USB-Stick übermittelt wird und keine elektronisch verarbeitbare xml-Datei enthält

B. Rechnungsstellung an Unternehmen - Zeitlicher Ablauf der Einführung (ab 01.01.2025) der E-Rechnung

Ab 01.01.2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet, E-Rechnung per E-Mail empfangen, auswerten und revisionssicher archivieren zu können.

Für die Rechnungsstellung gelten dagegen folgende Übergangsregeln.

Bis zum 31.12.2026 gelten folgende Übergangsregeln für die Rechnungsstellung von Rechnungen

1. Freiwillige Rechnungsstellung als E-Rechnung nach oben 1. ist immer zulässig

2. Sonstige Rechnungen nach 2.a in Papierform und postalisch übermittelt sind weiterhin immer noch  möglich.

3. Sonstige Rechnungen nach 2.b als herkömliche PDF-, Word, JPEG, TIFF-Datei sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin möglich.

Vom 01.01.2027 bis 31.12.2028 gelten noch folgende Übergangsregeln für die Rechnungsstellung von Rechnungen mit einer Bedingung

1. Rechnungsstellung als E-Rechnung nach oben 1. sind verpflichtend mit der folgenden Ausnahme:

Wenn das Unternehmen, das die Rechnunge ausstellt, im Vorjahr einen Gesamtumsatz von weniger als 800.000,- EUR hat gilt ebenfalls noch die Ausnahme:

2. Sonstige Rechnungen nach 2.a in Papierform und postalisch übermittelt sind noch möglich.

3. Sonstige Rechnungen nach 2.b als herkömliche PDF-, Word, JPEG, TIFF-Datei sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich.

Ab 01.01.2028 ist die Rechnungsstellung als E-Rechnung verpflichtend an Unternehmen nur noch mit wenigen Ausnahmen verpflichtend

Rechnungsstellung als E-Rechnung nach 1.a-1.c sind verpflichtend mit der Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen (< 250,- EUR) und Fahrausweise.

C. Rechnungsstellung an Privatpersonen ab 01.01.2025

Ab 01.01.2025 gelten für die Rechnunsstellung an Privatpersonen folgende Vorgaben:

1. Sonstige Rechnungen nach 2.a in Papierform und postalisch übermittelt sind immer möglich.

2. E-Rechnung nach oben 1. ist immer zulässig

3. E-Rechnungen na 1.a-1.c und sonstige Rechnungen nach 2.b als herkömliche PDF-, Word, JPEG, TIFF-Datei sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich.

D. Ausnahmen von der E-Rechnungsstellung

Wenn keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht, gibt es folgende Ausnahmen für die verpflichtenden E-Rechnung

1. Rechnungen an Endverbraucher (sog. B2C-Umsätze)

2. viele steuerfreie Umsätze (z.B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen)

Auch wenn eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht, gibt es folgende Ausnahmen für die verpflichtenden E-Rechnung

3. Kleinbeträge bis 250,- EUR Bruttobetrag

4. Fahrausweise, die als Rechnung gelten

5. Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§24a UStDV)

6. Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z.B. viele Vereine und staatliche Einrichtungen)

7. bestimte Leistungen an an Endverbraucherim Zusammenhang mit einem Grundstück

In diesen Fällen kann auch eine so genannte sonstige Rechnunng ausgestellt werden.

Hinweis:
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G-Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerliche Regelung für die verpflichtende E-Rechnung, wenn die  Verwaltung nicht als Unternehmen handelt.

E. Software zur E-Rechnung

Bitte beachten Sie, dass es sich bei den nachfolgenden Programmen nicht um eine Empfehlungen von uns handelt, sondern nur um die Ergebnisse unserer Recherche zu kostenlosen Programmen zu E-Rechnungen, um Anwendern einen kostenlosen Einstieg in das Thema E-Rechungen zu vereinfachen. Im Laufe der Übergangszeit bis Ende 2026 sind sicherlich viele weitere Angebote und auch Verbesserungen in den schon bestehenden Programmen zu erwarten.

Kostenlose Programme zur Anzeige von E-Rechnungen (auch xml-Datei)

Anwender, die bislang schon eine Faktuiereungssoftware verwenden, finden meist bei dem Hersteller auch aktualisierte Programmversionen, die E-Rechnungen erstellen und auch erhaltene E-Rechnungen anzeigen können.
Anwender, die ihre Rechnungen bislang z.B. mit Word, Excel o.ä. erstellen, oder auch Provatpersonen können erhaltene E-Rechnungen unter enderem mit den folgenden kostenlosen Programmen öffnen und anzeigen lassen.

Neben vielen Online-Portalen, auf denen XRechnungen hochgeladen und anschließend angezeigt werden können, haben wir u.a. auch zwei kostenfreie sogenannte Programme gefunden, die lokal auf dem PC installiert werden können. Hierdurch kann der Inhalt von XRechnungen auch angezeigt werden, ohne dass die Rechnungen das private Umgfeld verlassen müssen:

    Quba-E-Rechnungs-Viewer:    https://quba-viewer.org

    Ultramarinviewer:                 https://www.ultramarinviewer.de/

Kostenlose Programme zur Erstellung von E-Rechnungen

Für Anwender, die schon zum jetzigen Zeitpunkt probeweise oder auch reguläter E-Rechnungen erstellen möchten, haben wir ebenfalls neben vielen Online-Portalen auch eine kostenfreie Sammlung von Open-Source-Programm gefunden, die lokal auf dem PC installiert werden können. In dieser Sammlung ist neben vielen anderen Programmen auch ein Programm zur Erstellung von E-Rechnungen enthalten..

    PDF24-Creator:    https://tools.pdf24.org/de/creator   bzw.   https://tools.pdf24.org/de/creator#download

Hinweis:
Die deutsche Webseite der PDF24 Tools https://tools.pdf24.org/de/ beinhaltet sowohl ein Online-Portal zur Erstellung von E-Rechnungen https://tools.pdf24.org/de/elektronische-rechnung-erstellen als auch die Download-Möglichkeit des oben genannten PDF24-Creators.

Ein komplexeres, kostenlosese Open-Source-Programm zur Erstellung von E-Rechnungen mit Kunden- und Artikelverwaltung ist FAKTURAMA und kann auf der folgenden Webseite heruntergeladen werden.
Im Vergleich zum oben genannten PDF24-Programm verfügt FAKTURAMA über deutlich umfangreichere Programmfunktionen, benötigt daher allerdings auch mehr Einarbeitung.

    Fakturama:           https://www.fakturama.info/

Stand:  06.12.2024
Irrtümer / Änderungen vorbehalten !
Š Copyright 1983-2024 by MC Software GmbH, Gröbenzell, Germany