Im Zuge des immer stärkeren
Einsatzes von EDV-Anlagen in Unternehmen, wurde der Finanzverwaltung im Falle
einer Betriebsprüfung auch das Recht zum Zugriff auf die steuerrelevanten
Unternehmensdaten eingeräumt (Bundesgesetzblatt Teil I S. 1433, Artikel 7 und
8). Beim Datenzugriff kann der Prüfer im Rahmen einer Außenprüfung nach
pflichtgemäßem Ermessen - auch kumulativ - den „unmittelbaren
Datenzugriff“, den „mittelbaren Datenzugriff“
oder die „Datenträgerüberlassung“ wählen, die nachfolgend
beschrieben sind. Ein „Online-Zugriff“ auf das
betriebliche DV-System ist hingegen ausdrücklich ausgeschlossen.
(Quelle: BMF Referat IV A 7, "Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der
Finanzverwaltung" Stand: 1. Februar 2005).
"Mittelbarer Zugriff"
Beim „mittelbaren Datenzugriff“ müssen die
steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des
Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell
ausgewertet werden, um anschließend einen
Nur-Lesezugriff durchführen zu können.
Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung
mit den im DV-System vorhandenen
Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung hat das
Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die
Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem
DVSystem vertraute Personen verpflichtet.
"Unmittelbarer Zugriff"
Der „unmittelbare Datenzugriff“
beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf DV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der
Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den
Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung
vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zwecks Filterung
und Sortierung der steuerlich relevanten Daten.
"Datenträgerüberlassung gemäß
der GDPdU"
Bei der „Datenträgerüberlassung“
sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle
zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z.B. über die Dateistruktur,
die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell
auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in
denen sich die Daten bei Dritten befinden.
Die Digitale Betriebsprüfung (GDPdU)
bei Verwendung von SOFTBUCH
SOFTBUCH unterstützt ab der
Windows-Version 2.x alle Zugriffsarten für die "Digitale Betriebsprüfung" in
sehr einfacher Weise.
Ein "mittelbarer Zugriff"
auf die steuerrelevanten Unternehmensdaten ist schon mit sehr alten Versionen
von SOFTBUCH problemlos möglich, da SOFTBUCH auch nach einem Buchungsjahrwechsel
das Zurückwechseln in beliebige alte Buchungsjahre ermöglicht. Somit kann der
Anwender im Betriebsprüfungsfall in alle alten Buchungsjahre wechseln und die
vom Betriebsprüfer gewünschten Daten zur Auswertung ausgeben/ausdrucken.
Der "unmittelbare Zugriff"
auf die Daten ist mit der Windows-Version 1.31 möglich. Hierfür kann dem Prüfer
das kostenlose Zusatzprogramm "SOFTBUCH - Lesezugriff" zur Verfügung gestellt
werden, mit dem der Prüfer die Daten selbst auswählen bzw. erstellen kann, ohne
dass der Prüfer die Daten verändern kann.
Ab der Windows-Version 2.x
unterstützt SOFTBUCH auch die "Datenträgerüberlassung gemäß der GDPdU".
Um die Zusammenstellung der prüfungsrelevanten Daten für den Anwender von
SOFTBUCH möglichst einfach zu gestalten, enthält SOFTBUCH einen eigenen
Menüpunkt "Export f. Digitale Betriebsprüfung (GDPdU)". Hierbei werden
nach kurzer Eingabe der Unternehmensdaten und Auswahl der eingerichteten
Kassenkonten die steuerrelevanten Daten (Journal, Kontenblätter, Kassenbücher
und Kontenplan/Saldenliste) vollautomatisch zusammengestellt. Eine
Besonderheit ist hierbei die Unterstützung des
"Beschreibungsstandard-GDPdU-01-08-2002", wodurch die aufwendige Dokumentation
der erstellten Daten durch den Anwender in der Regel komplett entfällt.
Die erstellten Daten können anschließend auf eine CD gebrannt und dem Prüfer der
Finanzverwaltung ausgehändigt werden.
Technische Information zur
"Datenträgerüberlassung" mit SOFTBUCH
Die Daten werden für das jeweils
aktuelle Buchungsjahr zusammengestellt. Hierbei werden alle notwendigen
Konvertierungen und Formatsanpassungen vollautomatisch durchgeführt.
Die Aktionen umfassen dabei unter anderem Konvertierung des Datums in
erweitertes Datumsformat, Konvertierung des 13. Buchungsmonats und Generierung
eines alphanumerischen Kontrolldatums für den 13. Buchungsmonat, Umwandlung der
numerischen Felder in ein Format gemäß dem Beschreibungsstandard, Generierung
der Felddokumentation bezüglich der Feldlängen, Feldbeschreibungen der
numerischen, alphanumerischen und Datumsfelder, Dezimal- und
Tausendertrennzeichen, Nachkommastellen usw..
Die Dokumentation der erstellten Daten wird in der nach dem
"Beschreibungsstandard-GDPdU-01-08-2002" standardisierten Beschreibungsdatei "index.xml"
zusammengestellt.
Die erstellten Dateien werden in einem Unterordner des jeweiligen
Buchungskreises abgelegt.
Beispiel zum Export der Daten für Buchungskreis "1" für das "Buchungsjahr 2004":
Im Buchungskreisordner "BK000001" wird ein Ordner "GDPdU" angelegt, in dem
wiederum für das Buchungsjahr 2004 ebenfalls wieder ein Unterordner "2004"
erstellt wird. In diesem Ordner werden dann alle für das Jahr 2004 exportierten
Dateien gespeichert.
Zur Datenträgerüberlassung muss dann lediglich der gesamte Ordner "2004" mit
Inhalt auf eine CD gebrannt werden und kann dann dem Prüfer übergeben werden.
Sollte sich die Prüfung über
mehrere Jahre erstrecken (z.B. 2002-2004), so muss der Anwender lediglich in
jedes Buchungsjahr wechseln und den Export einmal durchführen. Im Ordner "GDPdU"
wird dann ebenfalls für jedes Jahr ein gesonderter Ordner "2002", "2003" und
"2004" angelegt, in dem sich die Daten befinden. Zur einfacheren Handhabung und
Vermeidung von Unvollständigkeiten wird für jedes Buchungsjahr in dem jeweiligen
Ordner eine eigene Beschreibungsdatei "index.xml" mit abgelegt.
Somit kann vermieden werden, dass das zu prüfende Unternehmen versehentlich die
Daten/Dokumentation von nicht zu prüfenden Buchungsjahren ausliefert, da ein
Prüfer auch freiwillig zur Verfügung gestellte Daten für seine Prüfungszwecke
verwerten darf, auch wenn diese nicht angefordert wurden und sie nicht im
eigentlichen Prüfungszeitraum liegen.
Zur Datenträgerüberlassung können dann alle Ordner "2002" bis "2004" auf eine
einzelne CD gebrannt werden, die dann an den Prüfer übergeben wird.
Weitere Informationen zur
"Datenträgerüberlassung gemäß der GDPdU"
Links auf weitere Informationen im Internet
finden auf unserer Link-Seite.
Anmerkung
Auch mit älteren Versionen von SOFTBUCH können theoretisch die
prüfungsrelevanten Daten notfalls exportiert werden, da die originären Daten
schon im ASCII-Format vorliegen. Allerdings erfordert der Export der Daten eine
manuelle Dokumentation der Datenfelder (Beschreibung siehe Handbuch Anhang B).
Die Erstellung der Daten und der Dokumentation kann allerdings je nach Anspruch
des Prüfers sehr umfangreich und zeitaufwendig werden, so dass sie nicht
empfohlen werden kann.
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